Die Situation kennen die meisten Projektmanager. Morgen ist Lenkungsausschuss, das Projekt ist im Verzug, das Budget überschritten. Der Projektleiter wälzt sich nachts im Bett und kann vor lauter Sorgen nicht einschlafen. Was hat er nur falsch gemacht? Am Anfang des Projektes sah alles so gut aus. Er und sein Team sind sehr motiviert an die neue Aufgabe herangegangen. Jetzt aber ist die gute Stimmung verflogen, es herrscht nur noch Anspannung, Druck und Angst.
Um solche Situationen zu vermeiden sollten die wichtigsten Regeln des Projektmanagements konsequent befolgt werden.
- Konsequente Planung
- Unterstützung aller verantwortlichen Auftraggeber
- Offene Kommunikation und transparentes Reporting
Bestandteile einer umfassenden Planung sind eine klare Zielbeschreibung, ein definiertes Team mit eindeutig strukturierten Verantwortlichkeiten, eine Auflistung von Annahmen und Rahmenbedingungen, Zeit und Budgetkalkulationen und ein intensives Risikomanagement.
Ohne das Einverständnis und die eindeutige Rückendeckung des Projektauftraggebers bzw. des Management sollte ein Projekt gar nicht erst gestartet werden. Sonst werden sich bei dem ersten Auftreten von Problemen die Bedenkenträger melden, die das Projekt von Begin an nicht befürworteten.
Ein transparentes Reporting ist für den Projektmanager vergleichbar einer Beichte. Alle Aspekte des aktuellen Projektstatus werden hierbei erfasst und sowohl projektintern als auch an alle externen Stakeholder kommuniziert. Hierdurch kann verhindert werden, dass sich der Projektleiter nicht mit Vorwürfen konfrontiert sieht wie z.B. : “Warum haben Sie dass nicht früher gesagt?” “Die Kommunikation in Ihrem Projekt stimmt nicht”. “Wenn wir das rechtzeitig gewusst hätten,………”
Wesentliche Bestandteile eines Projektreports sind:
- Übersicht Meilensteine, Ergebnisse und Erreichungsgrad
- Termine- und Aufwandssituation
- Problem- und Risikomanagement
Das ist doch alles kalter Kaffee, werden Sie jetzt vielleicht sagen. Stimmt, diese Aspekte sind eigentlich trivial. Sie finden sich in jeder Projektmanagement-Methodik und -Literatur. Trotzdem scheitern, je nach Studie, immer noch bis zu 50% der IT-Projekte und es hat sich an dieser Situation in den letzten Jahren nicht viel verändert. Projektmanagement ist weiterhin eine Disziplin, die sich einfach und logisch erfassen lässt, bei der es aber trotzdem oft an einer konsequenten Umsetzung mangelt.
Wir werden an dieser Stelle noch weitere Aspekte des Projektmanagements beschreiben. Beherzigt der Projektleiter die oben angesprochenen Aufgaben diszipliniert, so kann dies as durchaus ein erstert Schritt zu einem angenehmeren Schlaf verhelfen.
Projektmanagement by Wikipedia:
Unter Projektmanagement versteht man alle organisatorischen Verfahren und Techniken, die mit der erfolgreichen Abwicklung eines Projektes verbunden sind. Die Norm DIN 69901 definiert entsprechend Projektmanagement als die “Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes”. Gelegentlich wird, insbesondere wegen der Doppeldeutigkeit des engl. Wortes management, unter dem Projektmanagement auch die organisatorische Ebene der Projektleitung verstanden.
