Wer bestimmt eigentlich, welche Hard- und Software im Unternehmen eingesetzt wird? Laut einer aktuellen Studie der Yankee Group scheint es in vielen Betrieben nicht mehr die IT-Abteilung zu sein.

Die Bostoner Marktforscher haben herausgefunden, dass 86 % aller Unternehmensangestellten mindestens ein “consumer-oriented tech tool“, welches nicht durch die IT-Abteilung unterstützt wird, am Arbeitsplatz benutzen. Dazu zählen beispielsweise Instant Messaging, USB-Festplatten und auch Smart Phones. Der durchschnittliche Angestellte nutzt vier solcher Hilfsmittel.

Dabei versuchen viele IT-Abteilungen die Nutzung zu verbieten: Endverbraucher-Tools haben im Gegensatz zu explizit auf den Unternehmenseinsatz zugeschnittene Hard- und Software weder eine grundsätzliche Sicherheitsprüfung durchlaufen, noch ist gesichert, dass sie mit der restlichen IT-Infrastruktur problemlos zusammenarbeiten. Die IT-Abteilung hat keinen direkten Zugriff auf solche Geräte.

Aber warum ist es so schwierig die Nutzung zu verhindern? Warum benutzen die Angestellten diese Hilfsmittel? Im Gegensatz zu der Annahme vieler Manager ist es nicht der Wunsch, sich vor der Arbeit zu drücken, sondern das Gegenteil. Die Nutzung “ihrer” Tools macht die Angestellten produktiver.

Mehr als die Hälfte der befragten Personen gab an, dass sie deutlich produktiver wären, wenn sie bei der Arbeit auf die gesamte Technologie zurückgreifen könnten, die sie auch zuhause nutzen. 49 % gaben an, dass diese fortgeschrittener ist, als die Technologie, die ihnen am Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Das verwundert wenig, da viele IT-Abteilungen mit der Wartung und dem Support der bestehenden Technik zeitlich so ausgelastet, dass wenig Platz für Innovationen bleibt. So müssen Angestellte selbst herausfinden, welche Hilfsmittel sie bei ihrer Arbeit am besten unterstützen.

Wie sollen aber Unternehmen mit dieser Situation umgehen?
Die Studie schlägt einen “Zen-like approach” vor: Policies und Standards sollten nicht verpflichtend vorgeschrieben werden, (da ihre Einhaltung nicht zu kontrollieren ist), stattdessen sollten Guidelines verfasst und die Nutzer in die richtige Richtung gesteuert werden.

Joshua Holbrook, Senior Analyst und Autor der Studie, fasst das wie folgt zusammen:

“As ubiquitous connectivity takes hold, consumers are driving more innovation and technology trends in the enterprise. Enterprises can’t avoid consumerization or implement traditional approaches to managing consumerization in the enterprise because it’s failing. It’s time for a new operating model; an IT care co-op is the solution.”

Einige Best Practices eines solchen Ansatzes sind:

• Nutzung von Web 2.0 Tools zur Unterstützung der Nutzerbetreuung. Dies ermöglicht die einfache Interaktion der Nutzer untereinander, erhöht die Zufriedenheit der End-Nutzer und spart der IT-Abteilung Zeit und Geld.
• Unterstützung von innerbetrieblichen Social Networks und Wikis, um End-Nutzer-Communities die Möglichkeit einer selbstverwalteten IT-Supports zur Verfügung zu stellen.
• Festlegung grundsätzlicher Sicherheitsrichtlinien als Basis für IT-Gruppen um Wikis und kollaborative Techniken vorsichtig in die bestehende Infrastruktur zu implementieren.