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Enterprise 2.0 Collaboration

Enterprise 2.0: IT als Unterstützung für erfolgreiche Zusammenarbeit

Collaboration! Das ist eines der Schlagworte der IT-Welt in den letzten Jahren. Der Begriff Collaboration wird je nach Kontext unterschiedlich interpretiert – im Wesentlichen hat er aber immer dieselbe Bedeutung: Zusammenarbeit.

Wenn in der IT-Welt von Collaboration die Rede ist, so ist fast immer der Einsatz geeigneter Tools zur Optimierung der innerbetrieblichen Zusammenarbeit gemeint. Projekte werden heutzutage in interdisziplinären Teams durchgeführt, oft auch über mehrere Standorte verteilt. Daher ist es wichtig, Arbeitsergebnisse zu dokumentieren, mit anderen zu teilen und für die Nachwelt zu erhalten. Zusammenarbeit ist in diesem Kontext nicht nur die gemeinschaftliche Arbeit an einem Projekt. Zusammenarbeit ist auch die Weitergabe von relevanten Informationen an Kollegen und Dritte. An dieser Stelle muss aktives Wissensmanagement betrieben werden. Dies lässt sich durch den gezielten Einsatz von Software erreichen.

Atlassian LogoDer weltweit führende Anbieter für Collaboration-Software, die Firma Atlassian aus Australien, hat bereits 2002 mit der Entwicklung geeigneter Tools begonnen. Mittlerweile sind die Tools „Confluence“ und „JIRA“ etabliert und aus dem beruflichen Alltag vieler nicht mehr wegzudenken.

JIRA richtet sich hierbei im Wesentlichen an Softwareentwickler und bietet ein durchdachtes Ticket- und Workflowsystem, welches bei der Entwicklung von Software die Prozesse dokumentiert. Alternativ kann JIRA aber auch als Planungs- oder Helpdesk-System sehr gut eingesetzt werden.

Confluence wiederum dient als zentrales Wissensmanagement und kann am ehesten mit einer Wiki-Plattform verglichen werden – allerdings mit speziell auf Unternehmen ausgerichtetem Funktionsumfang. Innerhalb von Confluence können umfangreiche Dokumentationen erstellt, über Links miteinander verknüpft und durch Schlagworte kategorisiert werden. Natürlich können alle Informationen und Dokumentationen mit Restriktionen versehen werden, um z.B. sensible Informationen nur dem Management zugänglich zu machen. Durch den Einsatz von sogenannten Makros können Inhalte einfach formatiert und strukturiert dargestellt werden. Zudem können so auch komplexe Anforderungen wie zum Beispiel die Erstellung von Diagrammen und ähnliches integriert werden.

Der Einsatz von solcher Enterprise Collaboration Software bietet dem Unternehmen erhebliche Vorteile in der Zusammenarbeit und Dokumentation. Ein solches Enterprise Portal bietet unter anderem folgende Vorteile:

Zentralisierung

Confluence vorher

Ohne Nutzung von Confluence

Alle relevanten Informationen finden sich an einem Ort. Vorbei die Zeiten mit dezentraler Ablage in Email-Postfächern und auf Netzlaufwerken. Informationen sind ohne technische Hürden über den Web-Browser erreichbar. Berechtigungen sind zentral an einer Stelle konfigurierbar und nicht von verschiedenen administrativen Einheiten abhängig. Eine zentrale Bereitstellung erleichtert zudem die Backup-Planung, so dass Informationen langfristig, versioniert und gesetzeskonform vorgehalten werden können.

Struktur

Confluence nachher

Nutzung von Confluence

Innerhalb von Confluence und JIRA können Informationen sinnvoll strukturiert werden. Verschiedene Bereiche für verschiedene Themen – jedes Thema klar für sich abgetrennt. Trotz klarer Bereiche sind bereichsübergreifende Verknüpfungen jeder Zeit möglich. Auch die beiden Tools können miteinander verknüpft werden. Dadurch werden Projektdokumentation und -durchführung über das jeweilige Tool separat gepflegt, dennoch sind alle Inhalte hochgradig miteinander integriert.

Die Nutzung von Templates ermöglicht klar strukturierte Seiten und Inhalte. Die Wiedererkennung auf Grund solcher Strukturen wiederum erleichtert die Informationsaufnahme. Zudem helfen Templates durch die vorgegebenen Strukturen bei der Erfassung der notwendigen Informationen.

Zusammenarbeit

BeziehungsnetzInnerhalb des Enterprise Portals kann jeder einzelne Benutzer direkt angesprochen werden. Aufgaben sind klar verteilt. Fragen werden an den richtigen Ansprechpartner gerichtet. Ideen und Konzepte können direkt im Portal durch Kommentarfunktionen diskutiert werden und sind für alle Beteiligten ersichtlich. Durch Benachrichtigungs-Mails werden Teammitglieder über die ihnen zugeordneten Aufgaben und wichtige Themen informiert.

Wissensmanagement

Enterprise Portale auf Basis der Atlassian Produkte sind eine solide Basis für ein nachhaltiges, betriebliches Wissensmanagement. Die Informationen sind strukturiert und darüber hinaus uneingeschränkt durchsuchbar. Das hilft Benutzern gezielt auf Informationen zugreifen. Bereits erstellte Inhalte können problemlos erweitert und editiert werden. Ein Änderungsmanagement hilft dabei, Änderungen nachzuvollziehen und Ansprechpartner zu ermitteln. Betriebliches Wissen wird so umfangreich dokumentiert und bleibt auch bei personellen Veränderungen im Unternehmen und ist sofort verfügbar.

Wir empfehlen den Einsatz von Collaboration Software aus eigener Erfahrung!

Wir bei empulse setzen die Tools JIRA und Confluence bereits seit Jahren erfolgreich ein. Confluence nutzen wir hierbei sowohl als zentrales Wissensmanagement Tool in Projekten, aber auch zur Dokumentation und Verbreitung von internen Themen und Prozessen. Informationen werden strukturiert abgelegt und vom gesamten Team kontinuierlich gepflegt. Diese gelebte Praxis erleichtert z.B. das Onboarding von neuen Mitarbeitern bei empulse oder innerhalb einzelner Projekte erheblich.

Zum anderen nutzen wir Confluence auch zur strukturierten Erfassung von Anforderungen gemeinsam mit unseren Kunden. Durch eine zentrale Ablage verfügen alle beteiligten Parteien stets über einen einheitlichen Wissenstand und können so Informationen optimal nutzen.

JIRA setzen wir im Rahmen der Softwareentwicklung ein und steuern hierüber unsere internen Ressourcen. Dies betrifft sowohl Entwicklungs- als auch Supportprojekte. Durch die Integration von JIRA und Confluence sind notwendige Informationen nur einen Klick weit entfernt. Dadurch sind aktuelle Aufgaben und Tickets mit der dazugehörigen Dokumentation verbunden. Alle Beteiligten und Ansprechpartner sind direkt verfügbar und Rückfragen über Umwege werden vermieden.

Weitere Informationen:

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