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Mitarbeiterportal

Aus Intranet wird Mitarbeiterportal

Das „klassische Intranet“ ist vielen ein Begriff. In einer Geschäftswelt, die zunehmend durch Informationen getrieben wird, setzen viele Unternehmen ab einer gewissen Größe oder regionalen Verbreitung auf die Nutzung eines Intranets. In den letzten Jahren lässt sich jedoch ein Trend beobachten – weg vom klassischen Intranet und hin zum Mitarbeiterportal. Doch wo liegt hier eigentlich der Unterschied?

Ein Intranet ist im Wesentlichen eine reine Informationsplattform, in der Regel einseitig vom Arbeitgeber gesteuert. Ein Mitarbeiterportal hingegen ist nicht nur eine Informationsplattform, sondern darüber hinaus auch eine Kommunikationsplattform. Neben dem Transfer von betrieblich relevanten Informationen steht hier die Mitarbeit untereinander im Fokus. Kollegen haben die Möglichkeit, sich mit unmittelbarem Bezug zu den gegebenen Informationen auszutauschen.

Communication change internetVorteile eines Mitarbeiterportals

Die Vorteile eines Mitarbeiterportals sind vielfältig und decken sich zum Teil mit den Vorteilen eines klassischen Intranets. Auf einige der Vorteile möchten wir kurz eingehen:

Effiziente Kommunikation

Durch die Einführung eines Mitarbeiterportals schafft man EINEN Ort für alle Informationen. Heterogene Kommunikation wird vermieden. Ein Mitarbeiter muss sich nicht mehr die Frage stellen „In welchem Ordner finde ich dies? In welchem Mailing finde ich jenes?“. Notwendige Informationen sind zentral zugänglich und langfristig abrufbar.

Mitarbeiter-Motivation

PerspektivwechselDurch ein Mitarbeiterportal wird das Miteinander der Kollegen gefördert. Sie können sich austauschen, können gemeinsam Ideen entwickeln – auch ohne am selben Standort tätig zu sein. Darüber hinaus ermöglicht ein Mitarbeiterportal den Angestellten direkte Rückmeldung zu geben und mit den verantwortlichen Stellen in Kontakt zu treten.

Durch den Einsatz von Liferay-Portal als Standardsoftware hat man mit geringen Aufwänden direkt eine funktionsfähige Plattform, die stufenweise ausgebaut werden kann. Hier können dann auch Themen zur Aktivierung der Mitarbeiter gestartet werden.

Möglichkeiten zur Motivation bieten sich zum Beispiel durch unternehmensweite Wettbewerbe, die innerhalb des Portals durchgeführt werden. Der einzelne Mitarbeiter erfährt eine höhere Wahrnehmung innerhalb des Unternehmens und fühlt sich somit bestärkt.

Verfügbarkeit

teaser_webentwicklung_wwwEin Mitarbeiterportal ist via Browser und Internet prinzipiell immer und überall erreichbar. Durch Verwendung eines auf mobile Endgeräte optimierten Templates haben Mitarbeiter zudem die Möglichkeit, mit Smartphone und Tablet darauf zuzugreifen und können so zum Beispiel auch Reisezeiten nutzen, um sich innerhalb des Portals zu bewegen. Auch lassen sich Einschränkungen definieren und Zugriffe begrenzen.

Kostenvorteile

Durch die Nutzung einer zentralen Plattform als bidirektionales Medium lassen sich Kosten einsparen. Distributionskosten für zum Beispiel Fax oder Post werden vermieden. Inhalte müssen nur noch zielgerichtet für ein Medium erstellt und nicht für verschiedene Kanäle aufbereitet werden. Rückfragen und entsprechende Antworten werden mit direktem Themenbezug dokumentiert und sind allen Mitarbeitern zugänglich. Dadurch müssen dieselben Fragen nicht immer wieder neu gestellt und beantwortet werden, wodurch wertvolle Arbeitszeit effizienter genutzt werden kann.

Unsere Lösungen auf Basis von Liferay Portal

Liferay LogoAls Basis für die technische Realisierung eines Mitarbeiterportals empfehlen wir Liferay Portal. Liferay Portal ist eine Java basierte Portalsoftware und bringt von Haus aus bereits eine große Funktionspalette mit. Liferay Portal bietet unter anderem:

  • Integriertes Content-Management-System (CMS)
  • Workflows für redaktionelle Prozesse
  • Benutzer- und Rechteverwaltung mit der Möglichkeit Single-Sign-On (SSO) zu nutzen
  • Personalisierungsmöglichkeiten mit Nutzer-Profilen, Networking und Activity-Streams
  • Collaboration- und Networking-Funktionen für Arbeitsgruppen und Communities
  • Social Media Funktionen, Diskussions-Foren, Kommentare, Bewertungen
  • Suche und Tagging von allen Portal-Inhalten
  • Integriertes Asset-Management zur Medienverwaltung
  • Internationalisierung, Mehrsprachigkeit
  • Dual License: Kostenlose Community Edition oder Enterprise Edition mit Hersteller Support

Liferay legt einen starken Fokus auf Community Features, so dass Anforderungen wie zum Beispiel ein persönliches Benutzerprofil, Gruppen oder auch Vernetzung von Benutzern untereinander bereits abgedeckt sind. Der Fokus auf die Interaktion zwischen den Nutzern steigert das Interesse und damit verbunden die Motivation des Einzelnen. Am regen Austausch innerhalb des Portals können alle partizipieren.

Darüber hinaus bietet Liferay standardisierte Schnittstellen und einfache Möglichkeiten, die Funktionen des Portals über eigens entwickelte Module (Portlets) zu erweitern. Dadurch können auch bereits vorhandene Systeme leicht integriert werden, wie z.B. Benutzer-Verzeichnisse, HR-Systeme etc. Ein weiterer großer Vorteil liegt in der dynamischen Skalierbarkeit von Liferay. Das Portal kann mit Ihrem Unternehmen wachsen.

Weitere Informationen:

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